Voicepicking, barcodescanning en voorraadcontrole. Het zijn inmiddels basisonderdelen in ieder WMS. Toch zijn er veel verschillen, maar dan moet je wel goed kijken.

Goed, beter, best

Alle leveranciers roepen om het hardst dat hun warehouse management systeem (WMS) beter is dan dat van de concurrent. Tijdens de beurs ICT & Logistiek organiseerde Transport & Logistiek Nederland (TLN) rondleidingen langs de stands, waar verkopers in vijf minuten duidelijk mochten maken waarom hun product zoveel beter was. Of het nu duidelijker werd, is maar de vraag.

Beurspraatjes

Veel deelnemers aan de WMS-tour waren teleurgesteld in het algemene karakter van de beurspraatjes. Hoe zie je door de bomen het bos, als alles op elkaar lijkt. Volgens Jeroen van den Berg van logistiek adviesbureau Jeroen van den Berg Consulting, is het een illusie om te denken dat je bij een beursbezoek alle ins en outs van WMS-systemen kunt ontdekken. ''Leveranciers zeggen inderdaad dat ze alles aanbieden. Je moet als logistiek dienstverlener dan ook niet vragen of ze facturatie of voice-picking doen, maar hoe ze dat doen.'

Eerst zien dan geloven

De consultant adviseert de bewijslast om te draaien. 'Inslag, opslag en uitslag kunnen ze allemaal. Nodig zo'n leverancier uit. Zeg, dit is mijn proces, dat heb ik als volgt ingericht. Bijvoorbeeld, ik zit in de electronica en heb veel met serienummers te maken. Ik werk met first in, first out, gebruik voice.  Laat de leverancier via een demonstratie maar tonen hoe hij met deze eisen omgaat. Dan zul je zien hoe het er werkelijk mee staat. Ze zeggen bijvoorbeeld dat ze facturering als optie hebben. Maar kunnen ze dat een beetje of hebben ze een hele mooie module. Zeg gewoon wat je op je factuur wilt hebben en kijk of dat kan.'' Het spreekt voor zich dat een verkooppraatje van vijf minuten te kort is om al die informatie te krijgen. Bij de keuze voor een WMS-systeem moet je dan ook niet over een nacht ijs gaan, zo betoogt Van den Berg. Een goed keuzetraject beslaat ongeveer twee maanden.

Shortlist

Belangrijk is uit het aanbod van de pakweg 30 leveranciers die er zijn eerst een shortlist van zo'n drie of vier kandidaten op te stellen. Bij het opstellen van de shortlist kunnen bedrijven bijvoorbeeld kijken welke leverancier vergelijkbare bedrijven hebben gekozen. Als een WMS-leverancier (oneerbiedig!) alleen maar zaken doet met witgoedwinkels, is de kans groot dat hun WMS niet de beste keuze is voor een meubelzaak. 'Kijk ook wat voor een soort organisatie er achter zit. Als er tien mensen werken, wil je hen niet kiezen als het om een groot project voor warehouses door heel Europa gaat. En hoe staat het met de continuïteit van een bedrijf. Als je software koopt, wil je dat het bedrijf over tien jaar nog bestaat.'

Speciale tools

Er zijn speciale tools in omloop die het maken van de shortlist wat makkelijker maken. Op de site van logistiek adviesbureau Jeroen van den Berg Consulting staat de selectiemachine Wolf. Verladers en logistiek dienstverleners moeten via een vragenlijst ondermeer aangeven hoe groot hun warehouse is, hoeveel mensen er werken, hoeveel orders er per dag worden gepickt en hoe complex die orders zijn. Wolf berekent op basis van deze criteria welke score ieder pakket krijgt.

Criteria

Goed, de keuze is teruggebracht tot een shortlist met drie bedrijven. Dan wordt het lastiger. De drie pakketten bevatten inhoudelijk nagenoeg dezelfde functionaliteiten en zijn ook ongeveer even duur. Andere selectiecriteria zijn de wijze van implementatie en service achteraf. 'Hebben ze goede mensen in dienst die meedenken of moet de klant alles voorkauwen. Belangrijk is ook de service achteraf in beeld zien te krijgen. Dat kan door bezoeken te brengen aan andere klanten van de leverancier. Bij zo'n bezoek moet je heel kritisch zijn. Men is vaak geneigd om het voor de leverancier op te nemen omdat ze daar een goede band mee hebben of willen houden. Vraag of er problemen zijn geweest en hoe die opgelost zijn.' Veel WMS-leveranciers profileren zich door de nadruk te leggen op de namen van grote klanten. Een handig hulpmiddel om te bepalen of een WMS-producent geschikt is voor jouw soort activiteiten, maar er is een valkuil. 'Kijk er doorheen. Heeft de WMS'er daar twee scanners geleverd of een heel WMS-systeem?'

Kredietcrisis: investeren om kosten te besparen

De beurs ICT en logistiek vond plaats, enkele dagen nadat grote banken in de hele wereld  ter aarde stortten. Een veelgehoord geluid was dienstverleners hun investeringen uit wilden stellen. Niet verstandig, aldus Van den Berg. Het bureau adviseert om de komende tijd juist te investeren. Nu de economie door de bankencrisis in zwaar weer is geraakt, wordt kostenbesparing een steeds belangrijker thema. 'Ik ken bedrijven die voortdurend allerlei gegevens overtypen. Als je zoiets kan digitaliseren spaar je tijd en mensen uit. Zo'n WMS kost geld, maar de kans is groot dat je die investering in een jaar weer terugverdient.'

Bron: Koop hier uw WMS!